Personen in großer Zahl einladen

Unter Teilnehmende → Einladungen macht Importieren & einladen aus einer Gästeliste — aus einer Tabelle oder aus Ihren vorhandenen Kontakten — fertige Einladungen. Ein paar hundert Personen sind dabei genauso unkompliziert wie ein paar Dutzend.

Woher Ihre Liste kommt

• Datei hochladen — eine .csv- oder .xlsx-Datei hineinziehen. Bis zu 1000 Personen pro Import; längere Listen bitte auf mehrere Dateien aufteilen.
• Vorhandene Kontakte verwenden — ein oder mehrere Schlagworte auswählen und alle passenden Personen aus Ihrem Adressbuch übernehmen. Ganz ohne Datei.

Einladungsart wählen

Im zweiten Schritt legen Sie fest, welche Daten zugeordnet werden können und was nach dem Import geschieht:

• RSVP-Link öffnet für jede Person eine gebrandete Ja/Nein-Seite. Er ist für kostenlose Events ohne erforderliche Teilnehmerfragen, kostenpflichtige Optionen oder Optionen mit begrenzter Kapazität verfügbar. Optionale Fragen können aus Ihrer Datei vorausgefüllt werden.
• Anmelde-Einladung führt durch den normalen Anmeldeprozess, bei Bedarf inklusive Zahlung. Da die Person das Formular selbst ausfüllt, werden Formularfragen in diesem Import nicht zugeordnet.
• Nur hinzufügen erstellt den Teilnehmer sofort. Es gibt keinen Antwortschritt; eine Ticketbestätigung richtet sich nach den E-Mail-Einstellungen des Events.

Da diese Auswahl vor der Zuordnung erfolgt, zeigt FireVue nur Felder an, die die gewählte Einladungsart wirklich verwenden kann.

Spalten zuordnen

FireVue liest Ihre Kopfzeile und errät, was jede Spalte bedeutet — auf Deutsch wie auf Englisch: Eine Spalte „E-Mail" wird genauso erkannt wie „Email". Automatisch erkannte Spalten sind mit Auto gekennzeichnet und lassen sich jederzeit ändern.

Eine Spalte können Sie zuordnen zu:

• E-Mail — erforderlich und die einzige Zuordnung, die Sie zwingend setzen müssen. Darüber werden Personen erkannt und eingeladen.
• Vorname, Nachname, Schlagworte, Anmerkung und Anzahl Begleitpersonen.
• Jeder Frage aus Ihrem Anmeldeformular — aus einer Spalte „Essenswunsch" in Ihrer Tabelle wird so die Antwort dieser Person.

Spalten, die Sie nicht brauchen, stehen auf Nicht importieren. Nichts wird stillschweigend importiert: Eine nicht zugeordnete Spalte ist auch sichtbar nicht zugeordnet.

Zwei Dinge werden bewusst nicht angeboten: Datei-Upload-Fragen, die ein Import nicht befüllen kann, und kostenpflichtige Fragen bei RSVP-Links — RSVP-Links funktionieren nur bei kostenlosen Veranstaltungen, eine vorausgefüllte kostenpflichtige Option würde also eine Rechnung erzeugen, die der Gast gar nicht begleichen kann.

Werte klären, die nicht passen

In Ihrer Tabelle stehen Bezeichnungen („Vegetarisch"), im Formular hingegen Optionen. FireVue bringt beides zusammen und ignoriert dabei Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen, Akzente und die Sprache — „Vegetarian" findet dieselbe Option wie „Vegetarisch".

Wenn etwas wirklich nicht passt — ein Tippfehler oder eine Antwort, die es nie als Option gab — erscheint der Schritt Werte klären. Jeder unpassende Wert wird einmal angezeigt, zusammen mit der Anzahl betroffener Zeilen, und Sie entscheiden, was gemeint ist: die richtige Option wählen, den Wert so übernehmen (sofern die Frage freie Antworten erlaubt) oder diese Antwort leer lassen. Solange etwas offen ist, kommen Sie nicht weiter — eine stillschweigend verworfene Antwort wäre schlimmer als ein kurzer Moment Arbeit.

Prüfen, bevor etwas passiert

Der Schritt Prüfen zeigt, was passieren wird: wie viele Personen, wie viele davon neu sind, wie viele bereits auf Ihrer Liste stehen, wie viele schon eingeladen wurden und welche Zeilen aus welchem Grund übersprungen werden. Zeilen ohne brauchbare E-Mail-Adresse oder Dubletten einer früheren Zeile werden mit ihrer Zeilennummer aufgeführt, damit Sie die Datei bei Bedarf korrigieren können.

Standardmäßig werden importierte Personen zusätzlich als Kontakte Ihrer Organisation gespeichert. Für eine einmalige Liste können Sie dies deaktivieren; vorhandene Kontakte bleiben in jedem Fall verknüpft.

Kontakt- und Versandeinstellungen wählen

Im letzten Schritt steuern Sie Kontaktspeicherung und Versand:

• Anzahl Begleitpersonen — wie viele zusätzliche Personen eine eingeladene Person mitbringen darf. Eine Spalte „Anzahl Begleitpersonen" in Ihrer Datei überschreibt diesen Wert pro Person.
• Alle als Kontakte speichern — standardmäßig aktiv und für eine temporäre Liste jederzeit abschaltbar.
• Kontakt-Schlagworte — nur die von Ihnen gewählten Schlagworte werden bei jedem importierten Kontakt gesetzt. FireVue ergänzt den Eventnamen nicht automatisch.
• E-Mail-Vorschau — sehen Sie genau, was die Empfänger erhalten, bevor Sie versenden.

Importieren und Versenden sind zwei getrennte Entscheidungen

Diesen Punkt sollte man verstanden haben. Ein Import verschickt von sich aus niemals E-Mails. Sie wählen:

• Einladungen jetzt versenden — die E-Mails gehen raus, sobald der Import abgeschlossen ist.
• Nur zur Liste hinzufügen — alle werden mit dem Status Nicht versendet angelegt, und Sie versenden später aus der Einladungstabelle, wann immer es Ihnen passt.

Und falls einige Personen in Ihrer Datei bereits eingeladen wurden, erhalten sie standardmäßig keine zweite E-Mail. Ein Kontrollkästchen erlaubt es, sie bewusst doch einzubeziehen. So aktualisiert ein erneuter Upload einer korrigierten Datei alle Daten, ohne Ihre gesamte Gästeliste ein zweites Mal anzuschreiben.

Wenn etwas schiefgeht

Zuerst werden alle Einladungen angelegt, erst danach wird versendet. Wird ein Durchgang unterbrochen — geschlossener Tab, ein vorübergehender Versandfehler — geht nichts verloren: Diese Personen stehen mit Nicht versendet auf der Liste. Wählen Sie sie in der Einladungstabelle aus und nutzen Sie Erneut senden, um den Vorgang abzuschließen.

Dieselbe Datei zweimal zu importieren ist unbedenklich. Jede Person behält genau eine Einladung, die Daten werden aktualisiert, und wer bereits geantwortet hat, behält seine Antwort.

Unzustellbare Adressen und Abmeldungen

Jede Einladungs-E-Mail enthält einen Abmeldelink. Wer ihn nutzt, erhält keine weiteren Einladungen Ihrer Organisation mehr. Tickets und Bestätigungen für Veranstaltungen, zu denen sich die Person anmeldet, kommen weiterhin an.

Adressen, die es nicht mehr gibt (ein „Hard Bounce“), werden automatisch gesperrt, weil wiederholte E-Mails an tote Adressen die Zustellbarkeit für alle verschlechtern.

Beide Arten von Adressen erscheinen im Importergebnis als übersprungen, nicht als fehlgeschlagen. Erneutes Senden erreicht sie nicht, und das ist so gewollt.

Wenn Einladungen pausiert sind

Wenn in kurzer Zeit zu viele Einladungen Ihrer Organisation unzustellbar sind oder als Spam gemeldet werden, pausiert unser E-Mail-Anbieter die Einladungen Ihrer Organisation. Das passiert meist nach dem Import einer alten oder gekauften Liste. Über der Einladungstabelle erscheint dann ein Hinweis.

Tickets, Bestätigungen und Konto-E-Mails funktionieren weiter, während Einladungen pausiert sind. Wenden Sie sich an den Support, dann prüfen wir das gemeinsam mit Ihnen. Am besten beugen Sie vor, indem Sie nur Personen importieren, die mit Ihrer Nachricht rechnen, und bekannte veraltete Adressen vorher entfernen.

Importierte Antworten sind Vorgaben

Importierte Antworten sind Ausgangswerte, nicht das letzte Wort. Bei einem RSVP-Link oder beim direkten Hinzufügen werden sie erneut geprüft, sobald der Teilnahme-Datensatz entsteht. Hat sich eine Frage zwischenzeitlich geändert — etwa weil eine Option entfernt wurde — wird der veraltete Wert verworfen statt gespeichert. Bei Anmelde-Einladungen werden Formularfragen nicht zur Zuordnung angeboten, weil die eingeladene Person das normale Formular selbst ausfüllt.