Dein Adressbuch

Kontakte ist das Adressbuch deiner Organisation. Es steht über den einzelnen Veranstaltungen: Wer letztes Jahr zum Sommerfest eingeladen war, ist auch bei der Planung der nächsten Veranstaltung noch da — ohne erneuten Upload und ohne Suche in alten Tabellen.

Was ein Kontakt ist

Ein Kontakt ist eine E-Mail-Adresse mit optionalem Namen, Tags und einer Notiz. Das ist bewusst wenig. Es ist ein Ort für die Menschen, mit denen du arbeitest, keine Kundendatenbank — die ausführlichen Antworten einer Person gehören zu ihrer Anmeldung für eine konkrete Veranstaltung.

Die E-Mail-Adresse ist die Identität: ein Kontakt pro Adresse und Organisation. Importierst du dieselbe Liste zweimal, werden dieselben Personen aktualisiert statt verdoppelt.

Tags sind der eigentliche Nutzen

Tags sind freier Text — VIP, Sponsor, Chor, Presse. Ein Kontakt kann beliebig viele tragen, und du kannst die Tabelle nach einem oder mehreren filtern.

Tags machen aus dem Adressbuch eine Abkürzung beim Einladen. Unter Teilnehmende → Einladungen → Importieren & einladen kannst du statt einer Datei Vorhandene Kontakte verwenden wählen und Tags auswählen. Alle Personen mit diesen Tags bilden dann die Gästeliste.

Zwei Gewohnheiten helfen dabei:

• Direkt beim Import taggen. Vergib schon beim Import einer Gästeliste ein Tag — Name der Veranstaltung, Jahr, Gruppe. Das kostet in dem Moment nichts und erspart dir später, die Liste neu zusammenzustellen.
• Tags breit genug halten, um sie wiederzuverwenden. Sponsor ist nächstes Jahr noch nützlich. Sponsor Tisch 4, Samstag nicht.

Personen hinzufügen

• Einzeln — Kontakt hinzufügen, für die Person, die dir gerade geschrieben hat.
• Aus einer Datei — Kontakte importieren nimmt eine .csv oder .xlsx und führt dich durch die Zuordnung der Spalten zu Name, E-Mail, Tags und Notiz. Es ist derselbe Import wie beim Einladen und kommt deshalb auch mit semikolon-getrennten Exporten aus deutschen Excel-Versionen zurecht, nicht nur mit komma-getrennten.
• Automatisch beim Einladen — wer zu einer Veranstaltung eingeladen wird, landet standardmäßig in deinen Kontakten, getaggt mit dem Namen der Veranstaltung. Pro Import kannst du das abschalten, wenn du die Liste lieber von Hand pflegst.

Eine korrigierte Datei erneut zu importieren ist unbedenklich. Namen werden übernommen, wo die neue Datei welche enthält, Tags werden zu den vorhandenen ergänzt statt sie zu ersetzen, und eine bereits gespeicherte Notiz wird nicht doppelt angehängt.

Bearbeiten und löschen

Klicke eine Zelle an, um sie direkt zu bearbeiten — genau wie in der Teilnehmendentabelle. Mehrere Zeilen lassen sich auswählen und gemeinsam löschen.

Einen Kontakt zu löschen storniert keine bereits verschickte Einladung und entfernt die Person nicht aus einer Veranstaltung, für die sie angemeldet ist. Beides ist bewusst getrennt: Das Adressbuch ist, wen du kennst — die Teilnehmendenliste ist, wer kommt. Wenn jemand von einer Veranstaltung abgemeldet werden soll, mach das unter Teilnehmende.

Wer es sehen kann

Kontakte gehören zur Organisation und folgen deinen bestehenden Rollen: Wer Leserechte hat, kann sie sehen, Bearbeitende können sie anlegen und ändern. Für Teilnehmende sind sie nie sichtbar.