Zahlungs- & Check-in-Status

Zwei Spalten verraten dir auf einen Blick das Meiste: wo jeder Teilnehmende bei der Zahlung steht und ob er angekommen ist.

Zahlungsstatus

Die Zahlungsspalte zeigt den Status und Betrag jedes Teilnehmenden:

• Kostenlos – keine Zahlung erforderlich.
• Bezahlt – vollständig bezahlt.
• Ausstehend – Zahlung wird erwartet oder ist nur teilweise abgeschlossen.

Über die Zahlungsaktionen kannst du:

• Eine manuelle Zahlung erfassen – jemanden als bezahlt markieren, wenn er außerhalb des Systems an dich gezahlt hat (zum Beispiel per Banküberweisung oder bar).
• Eine Zahlung übertragen – eine Zahlung bei Bedarf auf eine andere Anmeldung verschieben. Kann hilfreich sein, wenn jemand sein Ticket wegen Verhinderung weitergeben möchte. Die empfangende Anmeldung behält in ihrem Zahlungsverlauf einen „Übertragen von"-Eintrag – die ursprüngliche zahlende Person, das ursprüngliche Datum und die Methode sowie die Stripe-Referenz – sodass sich die Herkunft des Geldes auch dann noch nachvollziehen lässt, wenn die ursprüngliche Anmeldung später gelöscht wird. Bei mehrfachen Übertragungen bleibt der gesamte Verlauf erhalten.
• In Stripe öffnen – nutze diesen Button, um eine bestimmte Transaktion in Stripe zu öffnen, um Details zu prüfen oder sie zu erstatten.
• Eine Zahlung stornieren – nutze diesen Button, wenn du eine Rückerstattung erfassen willst, die in Stripe oder anderswo bereits verarbeitet wurde.
• Das Zahlungs-Hauptbuch ansehen – sieh die Aufschlüsselung hinter der Gesamtsumme.

Check-in-Status

Die Check-in-Spalte zeigt einen von drei Zuständen: nicht eingecheckt, eingecheckt (am Eingang gescannt) und vom Team bearbeitet (von Organisierenden erledigt statt gescannt).

Es gibt zwei Wege zum Check-in, und sie folgen bewusst unterschiedlichen Regeln.

• Der Scanner (Vor Ort → Terminal) weist alle ab, deren Anmeldung nicht vollständig und bezahlt ist. Das Terminal läuft oft unbeaufsichtigt auf einem Tablet am Eingang und kann sich nicht darauf verlassen, dass jemand danebensteht und im Zweifel entscheidet.
• Die Teilnehmendentabelle erlaubt dir, den Check-in-Status jederzeit von Hand zu setzen — bei allen Teilnehmenden. Klicke die Check-in-Zelle an und wähle einen Status.

Der zweite Weg ist der richtige, wenn jemand bar vor Ort bezahlt, wenn der Gast eines Sponsors nie im System war oder wenn der Scanner schlicht nicht mitspielt. Erfasse die Zahlung möglichst vorher — so bleibt das Zahlungsjournal korrekt — aber du wirst nie daran gehindert, eine echte Person durch eine echte Tür zu lassen.

💡 Tipp: Wenn das Terminal jemanden abweist, nennt es jetzt die konkrete Bedingung — Anmeldung oder Zahlung — damit du weißt, ob du kassieren oder die Anmeldung korrigieren musst.

💡 Tipp: Sortiere oder filtere nach einer der beiden Spalten, um schnelle Fragen zu beantworten – etwa „Wer schuldet noch eine Zahlung?" oder „Wer ist noch nicht angekommen?"