Automatisierungen: Erinnerungen, Nachfassen und Webhooks

Erstelle eine Zahlungserinnerung als Entwurf und teste sie, bevor du den Versand aktivierst.

Bevor du beginnst

Du brauchst einen Premium-Tarif und Admin-Rechte im Event. Prüfe Event-Zeitzone und Anmeldeschluss. Aktivieren kann echte Nachrichten auslösen.

Eine Zahlungserinnerung vorbereiten

1. Öffne Automatisierungen im Event und wähle unter Vorlagen die Zahlungserinnerung vor Anmeldeschluss. Öffne den angelegten Entwurf.
2. Öffne den Entwurf und prüfe den Auslöser: relativ zum Anmeldeschluss, drei Tage vorher, mit der gewünschten Uhrzeit und Zielgruppe.
3. Prüfe die Zielgruppe des Auslösers: Sie soll unbezahlte und teilweise bezahlte Anmeldungen berücksichtigen und abgemeldete Personen ausschließen. Vollständig bezahlte Anmeldungen sollen keine Erinnerung erhalten.
4. Öffne E-Mail senden. Schreibe Betreff und Nachricht, füge über Variable einfügen den Zahlungslink ein und wähle Organisatorisch.
5. Prüfe Vorschau mit einer Beispielperson und nutze Test an mich senden.
6. Öffne Prüfen & aktivieren. Kontrolliere fehlende Angaben, Reichweite und nächsten Zeitpunkt. Aktiviere erst, wenn der echte Versand gewünscht ist.

Prüfe dein Ergebnis

Die Testmail soll den passenden Betrag und Zahlungslink zeigen. Nach der Aktivierung kannst du im Tab Durchläufe nachvollziehen, wer welchen Schritt erreicht oder übersprungen hat. Der KI-Assistent aktiviert den Entwurf nicht selbst.

So ist ein Workflow aufgebaut

Ein Workflow beginnt mit einem Auslöser und führt dann Schritt für Schritt nach unten:

• Auslöser – was den Ablauf startet.
• Bedingung – teilt den Weg in Ja und Nein, z. B. „hat noch nicht bezahlt“.
• Warten – eine feste Dauer, bis zu einem Datum oder bis der Teilnehmer etwas tut (mit Zeitlimit).
• Aktionen – E-Mail, App-Push, Chat-Nachricht, Team benachrichtigen, Formularantwort setzen, Anmeldung bestätigen, Warteliste nachrücken, Drive-Datei freigeben, Bildschirme umschalten oder Webhook senden.
• Ziel – sobald es zutrifft (z. B. „hat bezahlt“), verlässt die Person den Ablauf. So bekommt niemand eine Erinnerung, der schon bezahlt hat.

Ziehe Schritte aus der Liste links auf ein + im Ablauf oder klicke auf ein + und wähle den Schritt. Klicke einen Schritt an, um ihn rechts zu bearbeiten.

Die Auslöser

• Teilnehmer tut etwas – angemeldet, Formular ausgefüllt, vollständig bezahlt, Slot gebucht, eingecheckt, abgemeldet, Warteliste und mehr. Jede Person bekommt ihren eigenen Durchlauf.
• Zu einem Zeitpunkt – ein festes Datum, relativ zu Eventbeginn, Eventende oder Anmeldeschluss (z. B. „3 Tage vorher um 09:00“), vor jedem Termin eines Kalenders oder wiederkehrend. Mit Wer wählst du, ob der Ablauf für das Event als Ganzes läuft oder für jeden passenden Teilnehmer.
• Eine Zahl wird erreicht – Anmeldungen, gebuchte Kapazität, Warteliste, Slot-Buchungen oder Umsatz. Der Auslöser feuert einmal beim Erreichen und erst wieder, wenn die Zahl vorher darunter gefallen ist.
• Manuell gestartet – in der Teilnehmertabelle per Rechtsklick auf eine Person oder für mehrere ausgewählte Personen Automatisierung starten wählen. Standardmäßig darf dieselbe Person erneut gestartet werden.
• Eingehender Webhook – ein anderes Tool schickt eine Anfrage an die geheime URL des Workflows. Die Person wird über E-Mail-Adresse oder Anmelde-ID gefunden.

Alle Zeiten gelten in der Zeitzone des Events. Verschiebst du den Anmeldeschluss oder einen Kalendertermin, wandern die geplanten Zeitpunkte automatisch mit.

E-Mails gestalten

Im Schritt E-Mail senden schreibst du Betreff und Inhalt für jede Eventsprache. Der Inhalt besteht aus Blöcken: Überschrift, Absatz, Liste, Button und Trennlinie. Text formatierst du über die Leiste über dem Feld: Fett, Kursiv und Links. Mit Variable einfügen setzt du persönliche Angaben ein, etwa Vorname, offenen Betrag, eine Formularantwort oder den Link zur Zahlungsseite. Unter Variable einfügen → Links → Drive-Datei wählst du eine Datei oder einen Ordner aus Drive, der als Link erscheint.

• In alle Eventsprachen übersetzen füllt fehlende Sprachen mit KI-Credits.
• Vorschau zeigt die E-Mail mit einer Beispielperson.
• Test an mich senden schickt sie an deine eigene Adresse.

Wähle die Art der E-Mail: Organisatorisch für Erinnerungen und Fristen oder Werblich – werbliche E-Mails enthalten einen Abmeldelink und erreichen niemanden, der sich abgemeldet hat.

Nachrichten an Teilnehmer und Team

• App-Push – erscheint auf dem Gerät des Teilnehmers. Unter Link legst du fest, was ein Tippen öffnet: einen App-Tab, das Ticket, den Chat (Chatübersicht oder Event-Chat) oder eine Datei.
• Chat-Nachricht – als Nachricht in einem Gruppenchat oder als Direktnachricht an den Teilnehmer, z. B. „ausgecheckt → Danke fürs Kommen“. Direktnachrichten erreichen nur Personen, die den Event-Chat nutzen können (Teilnehmer mit App-Zugang, das Team); alle anderen werden im Durchlauf als übersprungen vermerkt.
• Team benachrichtigen – Per E-Mail an Team-Rollen und weitere Adressen oder Per Chat-Nachricht als privater Hinweis an jedes Teammitglied der gewählten Rollen.

Bildschirme umschalten

Zwei Schritte steuern die Bildschirme im Display Manager:

• Auf Bildschirmen zeigen – wähle eine oder mehrere Bildschirm-Zonen und eine Canvas-Datei. Wie lange: bis auf Weiteres oder für einige Minuten; danach zeigen die Zonen wieder ihren Plan.
• Bildschirme auf Standard – setzt die gewählten Zonen auf ihren Standardinhalt zurück.

Bildschirme werden immer für das ganze Event umgeschaltet. Nutze die Schritte deshalb in einem Workflow, der zu einem Zeitpunkt oder per eingehendem Webhook startet und bei Wer für das Event als Ganzes läuft. Lege vorher Zonen im Display Manager an. Beispiele: um 17:00 die Abendfolien zeigen oder zehn Minuten vor jedem Kalendereintrag einen Countdown.

Prüfen und aktivieren

Ein neuer Workflow ist ein Entwurf. Prüfen & aktivieren zeigt vorher, was noch fehlt, wie viele Personen er jetzt erreichen würde und wann er das nächste Mal läuft. Erst danach wird er aktiv.

Änderungen an einem aktiven Workflow gelten, sobald du sie erneut aktivierst. Durchläufe, die schon unterwegs sind, beenden ihre bisherige Version. Über das Menü kannst du einen Workflow pausieren, fortsetzen, archivieren, duplizieren oder in ein anderes Event kopieren.

Durchläufe nachvollziehen

Im Reiter Durchläufe siehst du jeden Durchlauf mit Status und Protokoll: welcher Schritt wann was getan hat und warum etwas übersprungen wurde. Fehlgeschlagene Schritte werden automatisch wiederholt; danach kannst du sie mit Erneut versuchen fortsetzen. Durchlaufzahlen anzeigen blendet auf dem Ablauf ein, wie viele Personen bei jedem Schritt warten oder ihn durchlaufen haben.

Mit dem KI-Assistenten bauen

Beschreibe dem KI-Assistenten einfach, was passieren soll, z. B. „Erinnere alle, die nicht bezahlt haben, drei Tage vor dem Anmeldeschluss“. Er baut den Workflow als Entwurf und öffnet ihn. Prüfe ihn und aktiviere ihn selbst – der Assistent aktiviert nie.

Webhooks für Make, Zapier und n8n

Im Schritt Webhook senden klickst du auf Webhook einrichten und gibst die URL deines Szenarios in Make, Zapier oder n8n ein. Unter Mitgeschickte Daten wählst du, welche Teilnehmer-, Event- und Formulardaten die Anfrage enthält. Jede Anfrage ist mit dem Signaturschlüssel signiert (Header X-FireVue-Signature); der Schlüssel wird nur beim Einrichten einmal angezeigt. Es werden nur die Daten mitgeschickt, die du ausgewählt hast. Nach 15 Fehlern in Folge wird der Webhook deaktiviert und die Organisation per E-Mail informiert; richte ihn danach im Schritt neu ein.