Slots: Workshops, Zimmer und Extras

Lege einen Workshop mit begrenzten Plätzen an und prüfe seine Buchung im Teilnehmerbereich.

Bevor du beginnst

Du brauchst Bearbeitungsrechte im Event. Ein Slot ist ein buchbares Angebot; für dieses Beispiel nutzt du einen kostenlosen Workshop in einem Testevent.

Zwei Workshops zur Auswahl anlegen

Öffne Slots → Hinzufügen und wähle eine Auswahl aus mehreren. Nenne sie als Beispiel „Workshops“.
Lege fest, dass Teilnehmende einen Workshop auswählen dürfen.
Wähle eine feste Zeit und trage für den ersten Workshop Titel, Beginn, Ende und beispielsweise 20 Plätze ein. Setze den Preis auf 0.
Ergänze mit Slot hinzufügen einen zweiten Workshop als Alternative.
Öffne Meine Teilnahme und speichere das Anmeldeformular. Wähle danach einen Workshop und prüfe die Buchung.

Prüfe dein Ergebnis

Der kostenlose Workshop ist sofort gebucht und erscheint mit fester Zeit im Kalender. Prüfe die Belegung auf der Slot-Seite. Bei einem kostenpflichtigen Slot ist die Auswahl zunächst Noch nicht reserviert; die Zahlungsregeln stehen weiter unten.

Gruppen

Die Slots einer Auswahl liegen in einer Gruppe. Die Gruppe enthält, was für die ganze Liste gilt: ihren Namen, wie viele Teilnehmende wählen dürfen und was sie sehen. Bearbeite sie über das ⋯-Menü der Gruppe. Ein einzelnes Angebot ist einfach eine Gruppe mit einem Slot.

Unter Erweiterte Einstellungen einer Gruppe:

Walk-ins bei freien Plätzen erlauben (standardmäßig an) – Gäste mit gültigem Event-Zutritt können einen kostenlosen Slot direkt an seinem Terminal buchen und betreten. Es gelten die Buchungsbedingungen, Fristen und Auswahlgrenzen des Slots. Kostenpflichtige Slots nehmen keine Walk-ins an. Die Buchung erscheint in der Belegung und ist in der Anwesenheitshistorie als Walk-in markiert.
Check-in – Einmal einchecken zählt einen Check-in; Check-in und Check-out erfasst Check-ins und Check-outs und die Anwesenheitsdauer, optional mit Mindestanwesenheit in Stunden je Slot (z. B. 1,5 für 90 Minuten). Wer vergisst auszuchecken, geht nicht verloren: Der Check-out wird zum Ende des Slots automatisch gesetzt und entsprechend markiert.

Machst du die Regel später strenger – etwa von „mehrere“ auf „eines“ –, bekommst du eine Warnung, wie viele Personen schon mehr gewählt haben. Ihre Auswahl bleibt bestehen; die neue Regel gilt, sobald sie ihre Auswahl ändern.

Plätze, Preis, Gäste und Bedingungen

Plätze – ist ein Slot voll, schließt er von selbst. Leer lassen für unbegrenzte Plätze.
Preis – wird zusätzlich zum Eventpreis berechnet. 0 für kostenlose Slots; sie belegen trotzdem einen Platz.
Offen für Slot-Gäste – Personen können diesen Slot buchen, ohne sich für das ganze Event anzumelden. Unter dem Schalter kannst du einen Preis für Slot-Gäste festlegen; ohne Angabe gilt der normale Preis. Ist der Workshop im Eventpreis enthalten, setze den normalen Slot-Preis auf 0 und trage hier den Workshoppreis für Gäste ein. Teile ihn über Gast-Link kopieren im ⋯-Menü des Slots: Wer sich über diesen Link anmeldet, bucht nur dieses Angebot, bereits ausgewählt. Angemeldete Besucher finden außerdem Nur dieses Angebot buchen auf der Infoseite des Slots (Öffentliche Infoseite öffnen im ⋯-Menü). Alle anderen melden sich für das ganze Event an. Slot-Gäste erscheinen in deiner Teilnehmerliste als Nur Slots. Teilnehmer können ihre Teilnahme unter Angaben zur Anmeldung zwischen Ganzes Event buchen und Nur einzelne Angebote buchen wechseln. Als Admin änderst du dafür die Spalte Teilnahme; der Eventpreis kommt dazu oder fällt weg, und du siehst den neuen Gesamtbetrag.
Buchungsbedingungen – nur Teilnehmende, deren Anmeldeantworten passen, können den Slot wählen.
Ausblenden behält die Buchungen eines Slots, lässt aber keine neuen zu. Einen Slot oder eine Gruppe, die schon gewählt, gebucht oder für den Check-in genutzt wurde, kannst du nicht löschen; der Lösch-Dialog bietet dann mit einem Klick Stattdessen ausblenden an.
Duplizieren und kopieren – im ⋯-Menü legt Duplizieren eine Kopie neben dem Original an (bei einer Gruppe samt ihren Slots). In Gruppe kopieren… fügt einen Slot in eine andere Gruppe ein. Kopien starten ohne Buchungen.

So buchen Teilnehmende

Sobald Teilnehmende ihr Anmeldeformular gespeichert haben, wählen sie ihre Slots auf derselben Seite. Jede Auswahl wird sofort gespeichert, die Plätze aktualisieren sich live. Ein kostenloser Slot ist sofort gebucht; ein kostenpflichtiger zeigt Noch nicht reserviert, bis er bezahlt ist – so verlässt sich niemand auf einen Platz, den er noch nicht bezahlt hat. Ihre Slots erscheinen auch auf der Teilnehmerseite und, mit fester Zeit, in ihrem Kalender.

Im Betrieb

Auf der Seite Teilnehmer hat jede Gruppe einen eigenen Tab mit allen Slots und ihren Teilnehmenden. Ziehe Personen in einen anderen Slot, oder klicke mit der rechten Maustaste für Einchecken und Eintrag bearbeiten. Läuft für die Person noch eine Zahlung, wirst du vorher gefragt: Das Verschieben bricht diese Zahlung ab (für alle, die sie umfasst), und es wird neu bezahlt.
Die Teilnehmertabelle bekommt eine Spalte pro Gruppe. Das kleine Symbol neben einem Slot öffnet seine Belegung.
Jeder Slot hat sein eigenes Terminal, das Personen einlässt, die ihn gebucht haben (und Walk-ins, solange Plätze frei sind). Starte es über das ⋯-Menü des Slots; die Check-in-Übersicht zeigt seine Scans live.

Die Slot-Seite

Ein Klick auf einen Slot öffnet seine eigene Seite mit diesen Tabs:

Übersicht – Zeit, Belegung, Preis und Gastzugang auf einen Blick, dazu Schnellzugriffe auf Terminal, Check-in-Übersicht, öffentliche Infoseite und Gast-Link. Über Bearbeiten änderst du den Slot.
Teilnehmer – alle Personen, die den Slot gewählt oder gebucht haben, mit Check-in-Status.
Engagement – Umfragen, Live-Abstimmungen und Quiz nur für diesen Slot.
Drive – der Ordner des Slots für Material, Folien und Unterlagen.
Chat – ein optionaler Chat mit allen, die einen Platz im Slot haben. Siehe Slot-Chats.

Slot-Verantwortliche

Vortragende oder Workshop-Leitungen müssen nicht ins Eventteam. Gib ihnen unter Verantwortliche auf der Slot-Seite Zugriff auf genau diesen Slot: E-Mail eines bestehenden, verifizierten Kontos eintragen und Zugriff geben. Die Person bekommt eine E-Mail mit dem Link zum Slot und findet ihn nach der Anmeldung unter Meine Slots.

Verantwortliche können:

Titel und Beschreibung des Slots ändern,
die Teilnehmerliste sehen (Namen, Buchungs- und Check-in-Status, ohne Kontaktdaten),
Engagement-Aktivitäten des Slots anlegen, bearbeiten und moderieren,
den Slot-Ordner im Drive verwalten und den Slot-Chat aktivieren und nutzen.

Zeiten, Plätze, Preis, Bedingungen, andere Slots und Event-Einstellungen bleiben beim Eventteam. Entziehst du den Zugriff, gilt das sofort. In archivierten Events haben Verantwortliche keinen Zugriff mehr.

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